Как правильно писать объяснительную записку на работе

Содержание

Как написать объяснительную на работе так, чтобы не было последствий

Как правильно писать объяснительную записку на работе

В работе любого предприятия или организации всегда возникают моменты, когда необходимо установить степень виновности того или иного сотрудника в случившемся ЧП. При выяснении причин случившегося руководитель должен взять письменные пояснения со своих сотрудников. Такие показания работников оформляются пояснительной (объяснительной) запиской.

Трудовое законодательство предусматривает обязанность руководителя брать объяснения с работника в двух случаях — рассмотрение вопроса о применении дисциплинарного наказания и расследование причин нанесенного имуществу нанимателя, ущерба (ТК РФ, ст. 193, 247). Объяснения работника должны быть оформлены письменно в виде пояснительной (объяснительной) записки. Ее форма, как правило, разрабатывается на каждом предприятии кадровым подразделением.

Скачать образец объяснительной записки

Законодательство не устанавливает, в каком виде руководство фирмы обязывает сотрудника дать пояснения.

Однако судебная практика показывает, что во избежание разбирательств необходимо оформить такую просьбу письменно.

Сделать это можно, например, при составлении акта об опоздании сотрудника на работу. В самом акте, который подписывает провинившийся работник, просто дополнительно указывают на его обязанность дать пояснения своему проступку.

Или оформить необходимость письменных пояснений отдельным пунктом в распоряжении руководителя на проведение расследования о причинах недостачи имущества.

Работнику дается 2 рабочих дня для оформления объяснений и передаче их руководству.

Если это не сделано, то составляется акт об отказе в даче объяснений. В таком случае, сотрудник понесет наказание, поскольку отказ от пояснения причин своего поступка, расценивается нанимателем, как признание вины работника.

Написать объяснительную необходимо даже в том случае, если работник уверен в отсутствии своей вины в случившемся.

В пояснительной (объяснительной) записке он может привести доводы своей невиновности или существенности причин, по которым, например, произошло опоздание на работу. Лучше всего идти навстречу руководству и оформлять объяснения по первому требованию.

Когда руководитель может потребовать объяснений от сотрудника

Несмотря на то, что в законе установлены два основания для получения пояснений с сотрудника, причин, по которым руководитель может принять решение об их истребовании, значительно больше.

Примерами таких ситуаций можно назвать:

  • несоблюдение режима рабочего времени (опоздания и прогулы);
  • присутствие на работе в состоянии любого вида опьянения;
  • невыполнение поручений или приказов начальства;
  • сбои в процессе производства продукции (поломки оборудования, простой);
  • расхождения с данными бухучета фактического наличия ценностей (по результатам проверки, ревизии, инвентаризации);
  • ошибки работников, которые привели к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов;
  • ошибки, при проведении учетных операций, которые были выявлены самим работником;
  • ущерб имуществу организации в результате ЧП;
  • производственный травматизм.

В некоторых ситуациях, работник может не дожидаться начала процедуры вынесения, например, дисциплинарного взыскания или расследования причин, повлекших ущерб организации, а самостоятельно дать пояснения о совершенном действии, оформив это докладной запиской на имя руководства.

Например, бухгалтер допустил опечатку в реквизитах, на платежном поручении. Ошибку она заметила уже после того, как платежка ушла в банк для перечисления денег.

Работник может оформить докладную записку на имя руководителя и дать пояснения об ошибке.

Если документ успели отозвать из банка до того момента, как проведена операция перечисления средств, и заменить его на правильный, то фактически и ущерба от действий работника предприятие не понесло.

Когда случаи ошибок редки и не привели к неприятным для организации последствиям, то и наказывать работника, сообщившего о собственной ошибке, не будут.

Как правильно написать объяснительную записку

Руководство потребовало от сотрудника объяснить свои действия или бездействие, которые привели к негативным последствиям для предприятия или стали причиной дисциплинарного поступка.

Все пояснения о случившемся необходимо оформлять в письменном виде, заверив собственноручной подписью.

Можно набрать текст на компьютере и затем распечатать, однако, в судебной практике были случаи, когда работник отказывался от такой объяснительной записки.

Записка оформляется на имя руководителя, который ее затребовал, в ней указываются данные сотрудника, ее составившего.

Текстовка должна содержать сведения об инциденте, пояснения сотрудника о своих действиях, признание или отрицание вины в случившемся. Также необходимо указать все документы подтверждающие отсутствие вины работника или обстоятельства, которые могут существенно повлиять на принятие решения о взыскании. Копии этих бумаг также предоставляют вместе с объяснительной запиской.

В документе описывают только фактическую сторону дела, эмоциональную составляющую лучше не включать в текст пояснения.

Если работник виноват в случившемся, то в тексте пояснительного документа лучше указать, что он осознал последствия проступка и ситуация в дальнейшем не повторится. Это может повлиять на степень дисциплинарного взыскания или помочь избежать наказания.

Также в документе необходимо указать, если к негативным последствиям привели не действия работника, а других лиц и ему об этом было известно.

Записка регистрируется как входящий документ. Работник, который ее написал, может сохранить у себя копию документа с регистрационным номером и датой.

Пояснительную (объяснительную) записку помещают к документам об инциденте и хранят три года.

Как написать объяснительную на работе за прогул или опоздание

Самой распространенной причиной истребования начальником объяснений от работника является его отсутствие на рабочем месте без предварительного уведомления руководства.

Если сотрудник не хочет давать пояснения о причинах опоздания или прогула или не укажет уважительное основание для отсутствия на работе, то его привлекут к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Чтобы избежать негативных последствий от своего отсутствия на рабочем месте, лучше предупредить руководство заранее, и написать заявление на выходной день за свой счет. Если причина для опоздания или пропуска работы появилась внезапно, необходимо постараться предупредить непосредственного руководителя.

При составлении пояснений необходимо подтвердить факт отсутствия на рабочем месте и указать причину случившегося, а также по возможности подтвердить ее документально.

Основной текст объяснения может выглядеть следующим образом:

«22.05.2018 я опоздал на работу на 40 минут, так как при выходе из дома, споткнулся и получил травму руки. В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью».

Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:

  • справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
  • больничные листы на работника и его малолетних детей;
  • протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
  • справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
  • акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
  • свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.

Любой официальный документ может стать обоснованием отсутствия на рабочем месте, однако, в большинстве случаев руководство самостоятельно принимает решение об уважительности причин опоздания или прогула.

При выявлении расхождений в документах и фактического наличия каких-либо ценностей или имущества от работника, который материально отвечает за них, требуют объяснений.

Причиной может стать банальная невнимательность при оформлении документов или пересчете денег, например, при выдаче зарплаты через кассу предприятия.

Иногда ошибки или умысла работника в случившемся нет, а к расхождениям может привести неисправность в работе бухгалтерских программ.

В этом случае руководитель организации дает письменное распоряжение о проведении расследования и выявлении причин расхождения, а также об истребовании пояснений со всех участников инцидента.

Читайте также  Как правильно написать апелляцию в суд образец

В тексте объяснительной записки указывают, когда образовались недостача или излишек (когда выявлены), а также предположения о причине произошедшего.

Например, работник склада может указать, что в первичных документах о приходовании ценностей на склад он указал фактическое количество, а затем при внесении данных в бухгалтерскую программу мог произойти сбой и данные сохранились дважды. Или работник финансовой службы, ответственный за внесение первичных документов допустил ошибку, поставив дробное количество весового материала, как целое.

Кроме того причиной могут стать виновные действия других лиц, например, на складе произошло хищение, а работник, который должен был отвечать за сохранность ценностей, не предпринял всех положенных мер безопасности или наоборот ранее докладывал своему начальнику о необходимости усиления этих мер.

Обо всех недостатках или неисправностях в работе оборудования или систем необходимо ставить в известность руководство только в письменном виде.

Например, на складе не работала сигнализация, о чем несколько раз работник докладывал руководству. В таком случае в тексте объяснения нужно указать номера и даты докладных записок. Однако в случае устного разговора о неисправности начальник может и «забыть» о факте доклада.

Как нужно объяснить производственную травму

При получении кем-либо из сотрудников в рабочее время любых травм на предприятии проводят расследование ЧП, и делают выводы о его причинах.

При этом объяснения с пострадавшего работника могут и не брать, если его невиновность в случившемся очевидна.

Если при получении травмы рассматриваются вопросы о соблюдении правил охраны труда или есть подозрения о нахождении работника в нетрезвом состоянии на момент ЧП, то его пояснения необходимы.

При подозрении на какое-либо опьянение его доказательством служит только заключение медиков, а не свидетельские показания других сотрудников.

Такое освидетельствование необходимо, потому что причиной нечеткой координации движений или неясной речи могут быть и нарушения состояния здоровья, а не выпивка или наркотики. Кроме того, небольшие значения алкоголя в крови могут дать и некоторые медицинские препараты.

Все эти обстоятельства учитываются при выяснении степени виновности самого пострадавшего в получении травмы.

Свои пояснения о случившемся ЧП пострадавший может дать и без напоминания со стороны начальства.

Например, рабочий неоднократно указывал мастеру на необходимость вызова электромонтера, так как механизм, на котором он работает, имел повреждения в изоляции корпуса. Свои просьбы он оформил письменно.

Через некоторое время произошла электротравма из-за неисправного оборудования. Рабочий может самостоятельно написать пояснительную записку, указав номера докладных о неисправной изоляции.

Кроме того, травма может произойти из-за невыполнения кем-либо из работников своих обязанностей. Например, зимой технолог, переходя из здания цеха в заводоуправление, поскользнулся и получил гололедную травму.

Первоначально обвинили в случившемся ЧП дворника, который не посыпал дорожки песком.

В своей пояснительной записке дворник указал на то, что песчано-солевую смесь ему не выдали из-за ее отсутствия, а, следовательно, и выполнить указание о ее применении он не мог.

Руководство организации может потребовать пояснить действия или бездействие своего сотрудника в любой ситуации, которая привела к негативным последствиям для работодателя или послужила причиной дисциплинарного нарушения.

Лучше всего пойти навстречу начальству и пояснить происшедшее.

Доказать невиновность работника помогут официальные документы из других организаций, а также своевременно оформленные докладные записки о выявленных недостатках в работе.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kak-napisat-obyasnitelnuyu-na-rabote.html

Образец объяснительной записки 2018 года

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента.

Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее.

Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед.

учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.).

Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов.

Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать.

Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка по причине опоздания на работу

Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc

Читайте также  Как правильно составить заявление в полицию образец

Источник: https://assistentus.ru/forma/obyasnitelnaya-zapiska/

Как писать объяснительную на работе

Сотрудникам различных предприятий иногда приходится оправдываться перед начальством за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение плана и прочие проступки в письменной форме. В таких случаях следует знать, как правильно написать объяснительную на работе, чтобы минимизировать гнев руководства.

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

Объяснительной запиской называют документ, который обычно оформляется сотрудником в свободной форме. Редкая организация разрабатывает готовые шаблоны объяснительной. В ней сотрудник излагает обстоятельства и причины, по которым он нарушил трудовой распорядок или совершил иное действие (бездействие), вызвавшее недовольство руководителя.

До того как написать объяснительную на работе (непосредственно ее текст), документ следует правильно озаглавить. Чтобы дополнительно не раздражать начальство, его не стоит называть ни «пояснительной», ни «разъяснительной», ни как-то еще. В записке работник должен именно объяснить свое поведение и показать готовность к исправлению.

Как написать объяснительную на работе за прогул

Трудовой кодекс довольно суров к тем, кто прогуливает работу. Отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов грозит ему увольнением – по инициативе организации (ст. 81 ТК РФ). Но не следует рассчитывать на лояльность работодателя и при меньших задержках вне рабочего места. Вероятным последствием частых опозданий станет написание объяснительной записки.

Перед тем как писать объяснительную директору или начальнику отдела, следует тщательно продумать ее содержание. На ее составление работнику по закону дается 2 дня (ст. 193 ТК РФ).

Руководство следует убедить, что прогул или опоздание произошли либо в связи с внешними обстоятельствами, на которые подчиненный никак не мог повлиять, либо из-за ситуации, когда гражданин не смог поступить иначе.

На понимание начальства можно рассчитывать, если нарушитель вовремя не явился на работу по следующим причинам:

  • внезапное недомогание (самого работника или членов его семьи);
  • оказание помощи посторонним людям (например, кому-то из пассажиров в метро стало плохо, и сотрудник оставался с ним до прибытия скорой);
  • тяжелая транспортная ситуация из-за природного катаклизма, совершенного теракта и т.п.;
  • поломка автомобиля или ДТП;
  • задержка авиарейса по вине перевозчика, и иные уважительные основания.

Что написать в объяснительной за прогул, зависит и от того, действительно ли ее автор не мог своевременно прийти на работу, или в том, что случилось есть его вина.

В первом случае достаточно четко изложить обстоятельства, а в идеале приложить подтверждающие документы, например, фото автомобильной «пробки» или справку от врача.

Но если в этом виноват сам работник (проспал, забыл, не рассчитал), ему следует признать свою оплошность, пообещав, что в будущем она не повторится. Подобный формат объяснительной следует соблюдать и в иных случаях ее оформления.

Как написать объяснительную записку, если допущена ошибка

Ошибиться может любой, даже очень ценный и грамотный сотрудник. Поэтому важно знать, как правильно писать объяснительную записку на работе, если это произошло.

Не следует перекладывать всю вину на коллег, а тем более – на неумелое руководство.

Если, действительно, неисполнение трудовых обязанностей произошло в связи с чьим-то действием или бездействием, об этом можно упомянуть в записке, но и собственную оплошность (если она имела место) надо признать.

Например, если менеджер не позвонил своевременно клиенту и тем самым сорвал сделку, неправильно в объяснительной ссылаться на то, что о звонке вовремя не напомнили, или писать, что телефон был постоянно занят.

Как правильно писать объяснительную на работе сотруднику, допустившему ошибку, можно узнать из наших примеров ниже. В документе следует указать:

  • на непреднамеренность действий нарушителя;
  • на отсутствие в прошлом нареканий к его работе;
  • на объявленные ранее благодарности и прочие поощрения (если таковые были);
  • на наличие смягчающих обстоятельств (устал, большая нагрузка, ребенок в больнице, только что вернулся с похорон и т.д.).

В заключении нужно выразить сожаление по поводу допущенной ошибки и пообещать ее более не совершать.

Как писать объяснительную на имя директора по жалобе клиента

Работникам, напрямую работающим с людьми, надо хорошо ориентироваться в вопросе, как писать объяснительную записку, если поступила жалоба от клиента. Потому что такие бумаги возможны.

В записке необходимо подробно изложить обстоятельства, ставшие причиной для жалобы. Если конфликт был спровоцирован клиентом, это следует указать, сославшись на коллег-свидетелей, которые могут данные факты подтвердить.

Задача автора объяснительной записки – убедить начальство, что он действовал в рамках должностных обязанностей, ни в чем их не нарушил, а поступившая жалоба является следствием либо недоразумения, либо недобросовестных действий клиента.

Когда могут уволить

Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения.

Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания.

И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.

Примеры объяснительных записок

Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.

Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:

  • на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
  • кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).

Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • его основная часть (непосредственно объяснения работника);
  • дата составления записки;
  • подпись ее автора (с последующей расшифровкой).

Шаблон объяснительной можно посмотреть ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-pisat-obyasnitelnuyu-na-rabote

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей. Примеры объяснительных записок

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам.

ее — информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения.

Назначение — предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна.

Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер — вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей.

Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других — объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет.

Формулировка действующего ТК РФ гласит о «затребовании объяснений в письменном виде». Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка.

При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например — причинение ущерба рабочему имуществу.

Читайте также  Как правильно оформить сдачу квартиры в аренду

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ.

В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным.

В случае отказа от написания документа или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4.

В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением.

Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из примеров объяснительных записок в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка.

Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но эмоционально-экспрессивную лексику использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем.

Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки.

Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью.

Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме.

Следует теперь уточнить, что локальными актами конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений.

В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая исходящая корреспонденция. Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности — в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной — признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников — от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося — описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации.

Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются.

Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Источник: http://fb.ru/article/335745/obyyasnitelnaya-zapiska-o-nevyipolnenii-doljnostnyih-obyazannostey-primeryi-obyyasnitelnyih-zapisok

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: